Блог команды НДС Минус

Смена ЭЦП у ООО. Сколько стоит и как сделать

смена эцп ооо
Все больше компаний переходят на электронный документооборот. Он помогает тратить меньше времени на подписание договоров, актов и счетов — и собирает все документы в единой системе, чтобы было проще сдавать отчетность и анализировать эффективность бизнеса.

Чтобы работать с электронным документооборотом, предпринимателю нужна электронная цифровая подпись — ЭЦП. В этом материале расскажем, как оформить и можно ли менять подпись, и как это делается.

Что такое ЭЦП для ООО


Десять лет назад все компании заключали договоры, подписывали первичку и сдавали отчетность вручную: нужно было распечатать документы, встретиться с партнером по бизнесу или отнести бумажки в налоговую. Сегодня это можно делать по интернету.

Чтобы подписывать документы онлайн, нужна электронная цифровая подпись. Она подтверждает, что это именно вы подписываете договор. Документ, подписанный на компьютере, имеет ту же самую юридическую силу, что и обычный бумажный договор. Чтобы пользоваться компьютерным документооборотом, у вашего контрагента тоже должна быть подпись.

Некоторые ООО обязательно используют ЭЦП, например, если платят НДС или трудоустроили как минимум 25 сотрудников.

Можно ли поменять подпись


Под заменой или перевыпуском подразумевается именно получение нового сертификата.

Сертификат — это документ, который удостоверяет, что подпись принадлежит именно вам. Срок действия документа — 1 год. Чтобы продолжить пользоваться онлайн-документооборотом спустя год, нужно перевыпустить сертификат.

По каким причинам может понадобиться поменять подпись


Истек срок ЭЦП — не единственный случай, когда нужна смена подписи. Вот другие возможные причины:

  • у компании сменился расчетный счет, юридический адрес или собственник;
  • сломался физический носитель (носитель — это флешка, на которую записана подпись);
  • нужно перейти на новый тарифный план (например, вы платите по тарифу 3000 рублей в год и можете сдавать отчетность в налоговую, но хотите также участвовать в госзакупках — для этого нужен более дорогой тариф за 5900 рублей).

Перевыпуск сертификата всегда занимает время: без него нельзя работать с электронным документооборотом, поэтому лучше позаботиться о замене заранее.

Как заменить ЭЦП


Получить новый сертификат цифровой подписи можно в том же удостоверяющем центре, где вы оформляли ЭЦП. Удостоверяющих центров много, но неважно, в какой из них обращаться, потому что они все аккредитованы Минкомсвязи. 
Выпустить новый сертификат можно за пять шагов:

  1. Выбрать центр и запросить список нужных документов.
  2. Собрать документы, подписать их вручную и привезти в центр.
  3. Оформить заявление на перевыпуск и отправить его онлайн либо привезти лично.
  4. Заплатить за услугу перевыпуска.
  5. Получить новый сертификат и пользоваться электронным документооборотом.
Если вы меняете сертификат, потому что потеряли или сломали флешку, но оформили на такие случаи страховку, то платить не придется.

Срок действия ЭЦП


Подпись действует бессрочно, а сертификат — всего один год. Даты прописаны в самом сертификате, и возможность подписывать документы онлайн блокируется, как только срок подходит к концу.

По 63-ФЗ, срок действия начинается в день выпуска. Продлить его нельзя, поможет только замена электронных ключей через удостоверяющий центр.
Бухгалтерия Право