Консультация по снижению НДС


Блог НДС МИНУС

Авансовый отчет в 2020 году: правила заполнения, образец, НДС и проводки

Полная статья от НДС Минус
Если компания дает сотруднику деньги, то сотрудник должен отчитаться, сколько и на что потратил. Например, вы отправили менеджера в командировку или попросили бухгалтера купить бумагу для офиса по пути на работу. Чтобы отчитаться перед вами о расходах, сотрудник заполняет авансовый отчет. Этот документ будет основанием для уменьшения налоговой базы. Рассказываем, как заполнить авансовый отчет и учесть его в 1С:Бухгалтерии.

Суть авансового отчета

Авансовый отчет подтверждает, что сотрудник потратил деньги по назначению.

В документе прописывают:

  • сколько денег ваша компания выдала на целевые расходы;

  • какую сумму сотрудник потратил на расходы;

  • если осталась сдача, то сколько;

  • если есть перерасход, то сколько.

К документу прикладывают чеки или квитанции, из которых понятно, куда на самом деле ушли деньги.

Сначала авансово-кассовый отчет заполняет бухгалтер: вносит в него первичную информацию. Затем ответственный сотрудник указывает суммы, а бухгалтер проверяет и подписывает документ.

Заполнение авансового отчета

Документ состоит из трех частей: лицевая и оборотная части, а также отрывная расписка. Лицевую часть заполняет бухгалтер и указывает в ней:

  • название компании;

  • сумму подотчетных денег;

  • ФИО сотрудника, которому доверили деньги;

  • общую информацию о потраченной сумме.

Оборотную часть бухгалтер и сотрудник заполняют вместе. Сотрудник вписывает номера чеков и квитанций, которыми подтверждает расходы, а бухгалтер прописывает сумму, которую принимает к отчету.

Когда все готово, бухгалтер заполняет отрывную расписку — в ней указано, что отчет попал на проверку. Бухгалтерия передает расписку сотруднику, после чего его обязательства выполнены. Заполненный документ проверяет и подписывает руководитель компании.

Заполнить авансовый отчет нужно в течение трех дней после того, как сотрудник потратит деньги. Если сотрудник потратил деньги и ушел в отпуск или на больничный, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу. То же самое касается командировок: вернулся из командировки — заполняет документ в течение трех дней.

Такая схема актуальна для авансовых отчетов по командировке и любым другим расходам на нужды компании.

Образец авансового отчета

Форма документа называется № АО-1. Она утверждена еще в 2001 году и с тех пор не менялась.

Бланк документа можно заполнять не только в бумажном, но и в электронном виде. Для электронного документооборота этого бухгалтеру, сотруднику и гендиректору нужны электронные цифровые подписи.
В примере сотрудник отдела закупок получил 20 000 ₽ на хозяйственные расходы, но уложился в 18 950 ₽. Сдачу 1050 ₽ нужно вернуть в кассу компании.

Проводки авансового отчета в 1С

На основании документа бухгалтер заполняет отчетность. Проводки будут такими:

  • Дебет 71 — Кредит 50. Сотрудник получает деньги на руки.

  • Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71. Компания принимает к отчету товары или услуги, на которые сотрудник потратил подотчетные деньги, например на мебель для офиса или аудит компьютерных систем.

  • Дебет 50 — Кредит 71. Работник возвращает сдачу в кассу.
  • Дебет 71 — Кредит 50. Компания компенсирует перерасход — такое бывает, если стоимость товаров оценили неправильно, и сотрудник доплачивал из своего кошелька.

НДС в авансовом отчете

Нужно ли учитывать НДС, зависит от формы налогообложения вашей компании. Если вы плательщик налога на добавленную стоимость, то чтобы зачесть входящий НДС и получить вычет, нужно получить счет-фактуру с выделенным НДС. Об этом стоит заранее договориться с поставщиком, к котором вы отправили подотчетного сотрудника. НДС, который указан в обычном кассовом чеке, не дает право получить налоговый вычет.
Андрей Варушкин
Редактор блога НДС Минус